Etat des lieux d'entrée et de sortie de locataire pour gérer des locataires.

Comment gérer l’entrée et la sortie de vos locataires

L’entrée et la sortie des locataires sont caractérisées par l’état des lieux, les documents à recueillir et ceux à remettre.

Vous avez trouvé votre locataire idéal. Pour ce faire, consulter l’article : comment trouver un locataire rentable.

Vous lui avez fait signer le bail de location, et remplir la caution solidaire par le ou les garants. Les exemplaires vous sont proposés dans le Pack Gestion des locataires. Vous apprêtez ensuite à le faire rentrer dans le logement.

L’entrée d’un locataire est actée par un état des lieux préalable qui doit se terminer par la remise des clés.

Pour vous faire gagner du temps, nous vous proposons ci-joint pack contenant un état de lieux vierge et modifiable selon votre logement.

L’état des lieux

L’état de lieux permet de constater l’état du bien à l’entrée du locataire dans le logement. Vous devez parcourir chaque pièce avec le locataire pour vérifier l’état. Vous devez lui fournir l’exemplaire de l’état des lieux vierge, et c’est à lui de les remplir.

Vous devez également relever les compteurs ensemble : compteurs d’eau, d’électricité et de gaz. Ces informations seront importantes lors du changement d’occupant et de contrats auprès des fournisseurs (Exemple : EDF, Engie, SAUR, etc.). Chaque locataire est libre de choisir son fournisseur mais dans tous les cas ils auront besoin des informations. Cela permet également de couvrir toutes les parties quant à la consommation figée au jour de l’état des lieux.

L’état des lieux contient également tous les équipements du logement et leurs états. Par exemple,  les WC, lavabo, cuisine équipée, etc.

La présence du bailleur et du locataire doivent être indispensable, sous peine de nullité.

2 exemplaires doivent être rédigés, un pour le propriétaire, un pour le locataire. Et bien sûr contenir les mêmes informations.

L’état des lieux doit contenir également le nombre et le détail des clés remises.

La signature des 2 parties est indispensable, sans quoi, aucune remise de clé ne doit être faite.

Pour en savoir plus sur l’état des lieux, cliquez ici.

Pour un meublé, vous pouvez y ajouter un inventaire de chacun des meubles présents, dont la présence et l’état sera à constater tout comme l’état des lieux.

Les documents à remettre le jour de la remise des clés

Normalement, le jour de l’état des lieux, vous aurez signé le contrat de location et donc récupéré au préalable les documents indispensables : la copie de la pièce d’identité, le justificatif de domicile actuel, les coordonnées e-mail et téléphonique du futur locataire. Mais d’autres documents, indispensables et nécessaires sont à demander également avant la remise des clés.

L’attestation d’assurance Risques locatifs

Lors de l’état des lieux, le futur locataire doit vous avoir fourni l’attestation d’assurance Risques locatifs à son nom, obligatoire et indispensable en cas de sinistre. Par exemple, un dégât des eaux, un incident, un dommage sur un de vos meubles ou équipements, Etc.

Le virement permanent

Nous vous conseillons également de lui demander le bordereau ou un justificatif de la mise en place d’un virement permanent depuis son compte courant. Il est conseillé de lui demander au préalable car il sera plus enclin à le faire avant la remise des clés. Surtout ne pas remettre les clés et faire l’état des lieux avant.

Par expérience, une fois le locataire installé, vous n’aurez plus de moyen de pression sur lui et vous risquez de courir derrière. Le risque de ne pas avoir ce justificatif est que le locataire n’ait pas fait les démarches auprès de sa banque et oubli de vous verser le loyer, vous allez alors également devoir lui courir derrière, ce qui vous ferait perdre du temps mais aussi de l’argent.

Les démarches en cas de retard de loyer sont tellement contraignantes, coûteuses et longues que toute procédure à l’encontre du locataire serait inutile. De plus, cela serait le meilleur moyen d’envenimer la relation avec lui.

Le chèque de caution et le premier loyer

En général, il est préconisé de demander le chèque de caution et le premier loyer (au prorata du nombre de jour du mois en cours) à la signature du bail. Pour faire professionnel, un bordereau de dépôt de garantie serait à remettre au locataire avec votre signature, lui attestant la bonne réception du dépôt de garanti. Un exemplaire vierge est disponible dans le pack.

Les documents lui fournir

En tant que bailleurs, vous êtes dans l’obligation de fournir certains documents :

  • Dans le cadre d’un appartement dans une copropriété, vous devez remettre le règlement de copropriété ;
  • Le diagnostic de performance énergétique (DPE) ;
  • Le diagnostic amiante ;
  • Le diagnostic électrique ;
  • Le diagnostic gaz éventuellement si nécessaire.

La sortie du locataire

Le congé à l’initiative du locataire

Dans le cas où le locataire demande congés, c’est-à-dire décide de partir, il doit vous envoyer une lettre recommandé avec accusé de réception. Il n’a pas besoin de donner de raison, il peut partir à n’importe quel moment mais un préavis à respecter selon le type de bail signé. 

  • S’il s’agit d’un bail de location vide, la lettre doit être envoyée au moins 3 mois avant la date de son départ.
  • S’il s’agit d’un bail de location meublée, le préavis est de 1 mois.

Le congé à l’initiative du propriétaire

Si vous souhaitez faire partir votre locataire en place à la fin du bail (3 ans pour un bail de location nue et 1 an pour un bail de location meublée), une lettre en recommandé avec AR est à lui envoyer au moins 6 mois avant la fin du bail. Auquel cas le bail sera renouvelé par tacite reconduction.

3 raisons sont valables pour donner congés au locataire :

  • Vous souhaitez y habiter comme résidence principale. Si vous l’expulsez pour récupérer le bien alors que ce n’est pas réellement pour y habitez, il peut s’en rendre compte, portez plainte. Vous risqueriez une amende et l’obligation de relocation du locataire.
  • Vous souhaite vendre le logement. Idem, s’il s’agit d’une fausse raison, vous risquez également une amende et relogement du locataire.
  • S’il cause des désagréments dans le voisinage. Des témoignages sur des faits concrets doivent être recueillis (souvent par le syndic en cas de copropriété) : attestation de témoignage avec descriptif des faits concrets (nuisance, mise en danger, activité illégale) (date et heures), daté et signé par le maximum de voisins possible + copie de leurs carte d’identité. Malheureusement, dans la plupart des cas, même si le locataire n’a pas accès à ces document, et surtout dans les grandes copropriétés, il est difficile d’obtenir ces témoignage, souvent par peur de représailles.

L’état des lieux de sortie

Lors de la sortie, un nouvel état des lieux doit être rédigé. Nous vous conseillons cette fois ci de le remplir et constater.

Il doit être rédigé sous le même format pour pouvoir comparer avant/après.

En cas de litige, la comparaison entre l’état des lieux d’entrée et de sortie permet de déterminer les responsabilités, et les éventuelles retenus sur caution, voire remboursement des dégâts causés par le locataire.