Charges des locataires à gérer.

Comment gérer les charges des locataires de votre logement

Lorsque vous louer un logement, il y a des charges qui incombent au bailleur et d’autres au locataire.

Nous allons voir comment gérer l’encaissement et les dépenses de ces charges.

Les charges récupérables (ou locative) sont les charges que le propriétaire doit avancer, et qu’il récupère auprès de son locataire par un forfait de charges mensuelles et régularisation annuelle.

En tant que bailleur, vous demandez à votre locataire un loyer représentant un prix de la location. Il doit y ajouter également un forfait de charges estimées qui incombent au locataire qui sera régularisé chaque année.

Quelle sont les charge récupérables auprès du locataire

Les charges récupérables et dues par le locataire sont très souvent dans le cas d’un logement dans un immeuble collectif.

Ces charges sont liées à l’utilisation du logement et des espaces communs avec d’autres occupants.

Les charges récupérables les plus courantes sont les suivantes :

  • Les dépenses liées à l’ascenseur et son entretien ;
  • L’eau froide et éventuellement l’eau chaude des espaces communs ;
  • L’eau froide du logement ;
  • Le chauffage collectif quand l’immeuble est dotée d’une chaudière commune à l’immeuble;
  • L’entretien des espaces verts ;
  • La taxe d’enlèvement des ordures ménagères.
Dans le cas d’une maison, les charges récupérables sont quasi-nulles car l’entretien est souvent directement réglés par le locataire en place.

La régularisation annuelle des charges du logement

Chaque année, en tant que bailleur, vous devez réaliser une régularisation des charges en comparant celles collectées auprès du locataire et celles réelles.

S’il y a un trop perçu : vous devez rendre la différence au locataire, dans le cas contraire c’est lui qui doit vous en reverser.

Pour ce faire, il faut justifier la régularisation 1 mois avant la date de régularisation de charges envisagée, en détaillant la nature des charges à régulariser. Bien souvent, cela se fait lorsque vous recevez le décompte annuel de la part du syndic de copropriété, au prorata du nombre de jour que le locataire était présent dans le logement durant l’année passée.

Si vous êtes mono propriétaire du bâtiment, donc sans syndic, vous pouvez le faire chaque début d’année civile.

En cas de régularisation en défaveur du locataire, il doit vous régler en une seule fois. Cependant, si le montant de la régularisation est trop important pour lui, vous pouvez vous arranger en échelonnant les mois qui suivent. La loi n’impose pas de seuil pour déterminer à partir de quel montant les charges peuvent être échelonnées. 

Le forfait de charge dans cas particulier de la location meublée

Lors d’une location meublée, vous avez deux solutions concernant les charges :

  • Soit proposer un forfait de charge avec régularisation annuelle ;
  • Soit proposer un forfait de charge sans régularisation annuelle.

En effet, il est possible d’établir dans le contrat de bail un forfait de charges. Alors, les charges n’ont pas à être régularisées chaque année. S’il y a un trop perçu, c’est à votre avantage, dans le cas contraire, ce sera à votre désavantage.

Pour information, les revenus à déclarer en location meublée sont les loyers avec charges. Le trop perçu serait alors fiscalisé au même titre que du loyer.
C’est donc un simplicité qu’offre l’administration fiscale, rien de plus.

Le décompte annuel

Lorsque vous êtes en copropriété, en général le syndic vous envoie un décompte annuel indiquant ce qui est à la charge du locataire et à votre charge.

La régularisation se fait alors facilement à ce moment là.

Néanmoins, si le locataire est parti avant de recevoir ce décompte, ce sera plus difficile d’obtenir la régularisation ; à ce moment nous vous conseillons de régulariser au prorata avant son départ d’après les derniers appels de fonds afin d’être au plus juste à sa sortie. Les compteurs seront donc remis à 0 pour votre prochain locataire.

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères est à payer par le propriétaire en même temps que la taxe foncière. La différence est que la taxe foncière est à la charge exclusive du propriétaire alors que la taxe d’enlèvement des ordures ménagères est à la charge de l’occupant, en cooccurrence le locataire.

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères peut être récupérée mensuellement auprès des locataires :

  • Soit au réel avec une provision mensuelle et régularisation chaque année (le cas dans la location nue classique) ;
  • Soit sous forme de forfait mensuel (possible dans la location meublée par exemple). Alors à ce moment-là aucune régularisation ne sera possible car il s’agit d’un forfait.

Attention, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères est à régler même s’il n’y avait personne dans le logement, ce sera alors à vous de la régler.

Si vous avez choisi la solution au réel et que le locataire part en cours d’année, vous pouvez proratiser et récupérer une partie de cette taxe. Le locataire futur paiera également au prorata de l’année en cours.

Les charges du bailleur non récupérables

Les charges qui vous incombent à vous et donc non récupérables auprès du locataire sont les dépenses liées au bien en lui-même. A l’opposé des frais liés à l’utilisation du bien.

Les charges non récupérables qui vous incombent, les plus courantes sont :

  • Les dépenses d’administration, de gestion, et de syndic ;
  • L’assurance de l’immeuble ou des murs du logement ;
  • Les dépenses de personnels liés à la surveillance de l’immeuble (exemple : un gardien) ;
  • La location de contenant d’ordures ménagères ;
  • La dératisation.

La taxe d’habitation du logement

La taxe d’habitation et contribution audio-visuelle sont à la charge du locataire en place au 1er janvier de l’année en cours.

Par exemple, si un locataire part le 4 janvier, il sera tout de même redevable de la taxe d’habitation.

A l’inverse, si un locataire part le 30 décembre, il sera donc pas présent au 1er janvier et ne sera donc redevable de la taxe d’habitation.

Pour cette raison, cela dépend du secteur et de la demande, il sera souvent difficile de trouver un locataire acceptant de rentrer fin décembre.

Si vous n’avez aucun locataire en place au 1er janvier, il se peut que l’administration fiscale vous envoie à vous la taxe d’habitation. Il faudra alors la contacter en expliquant qu’il n’y avait personne dans le logement au 1er janvier.

En cas de colocation, la taxe d’habitation est envoyée à l’un de colocataires. Il faudra alors refacturer la partie redevable par le ou les autres locataires pour régulariser auprès du locataire ayant reçu l’avis de taxe d’habitation.

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